Charte

1. Introduction

Le Forum de la gestion des services de Technologie en information (Canada) ou itSMF Inc., est un organisme à but non lucratif, affilié à itSMF International. Il a été établi comme forum pour que les professionnels des technologies de l’information puissent envisager tous les moyens disponibles pour d’améliorer la qualité des services des TI offerts à leurs clients respectifs. Quoique itSMF suive les directives stratégiques provenant de itSMF International, il fonctionnera au sein de l’industrie canadienne des TI, et ses objectifs doivent être pertinents à ce contexte.

2. Ambition

Étre reconnu comme mandataire principal pour la Gestion des services informatiques au Canada.

3. Énoncé de mission

Offrir aux adhérents un forum leur permettant d’échanger des points de vue, de partager des expériences et de participer au développement continu des meilleures normes et pratiques. Le forum offre également aux membres une gamme de services à valeur ajoutée.

4. Terminologie et abréviations

AGA - Assemblée générale annuelle

IT - Technologie de l’information

ITIL® - Bibliothèque d’infrastructure des TI

ITSM - Gestion des services des TI

5. Objectifs corporatifs

Offrir un forum TI indépendant, sans but lucratif, aux professionnels engagés dans la prestation de services des TI de qualité

• Favoriser l’échange d’information et d’expériences de Gestion de services des TI, à l’échelle locale et internationale.
• Établir et maintenir une base d’adhésions, touchant la plus vaste étendue possible d’intérêts professionnels TI et d’affaires.
• Réunir les utilisateurs, les fournisseurs et autres parties intéressés aux services et produits TI Contribuer à une base canadienne de connaissances et de ressources qui assistent les organismes en TI dans la gestion de la livraison des services des TI.
• Stimuler la croissance, la normalisation et la reconnaissance de la Gestion des services des TI d’un bout à l’autre de l’industrie canadienne des TI.
• Reconnaître et récompenser les individus et les organismes qui apportent des contributions importantes à la promotion des meilleures pratiques, des normes et du professionnalisme dans la Gestion des services des TI.
• Étre un membre actif de itSMF International
• Maintenir une viabilité financière
• Se joindre à d’autres organismes canadiens intéressés à ITSM

6. Activités

Les activités suivantes, qui pourraient être modifiées selon ce que déciderait le Conseil d’administration, contribueront à atteindre la mission et les objectifs de itSMF :

• Tenir les membres informés au sujet des événements locaux et internationaux et des tendances en ITSM.
• Organiser régulièrement des événements visant à renforcer les connaissances et la sensibilisation au sujet de ITSM, et à faciliter les contacts entre les professionnels de la gestion des services des TI.
• Établir le calendrier des événements et s'assurer qu'ils sont complémentaires plut�t qu'en compétition face à d’autres événements similaires dans l’industrie des TI.
• Assurer une surveillance des événements ITSM à travers le monde et les publiciser au Canada.
• Maintenir à jour la liste des membres pour faciliter les contacts entre eux.
• Maintenir à jour un catalogue des produits de la formation et des services ITSM disponibles au Canada.
• Développer et maintenir un ensemble de normes pour l’application de ITSM comme profession, dans l’industrie canadienne des TI.
• Inviter, au besoin, des conférenciers principaux aux événements TI.

7. Financement

Le Forum de la Gestion des services informatiques Canada sera financé principalement par les sources suivantes

• Cotisations d’adhésion.
• Organisation d’événements.
• Vente de littérature ITSM.
• Commandites d’événements majeurs et d’initiatives

8. Adhésions

Le Forum de la Gestion des services en technologie de l’information Canada est détenu en propriété exclusive et ne relève d’aucun organisme fournisseur spécifique. Le statut de membre peut être obtenu auprès de itSMF après que l’inscription ait été retenue et que les droits d’adhésion, déterminés par le Conseil d’administration, aient été acquittés. L’adhésion est valide pour un an, à compter de la date o� les droits d’adhésion ont été facturés. On peut renouveler l’adhésion à la fin de cette période. Le défaut de renouvellement résultera en la résiliation de l’adhésion.

Le Conseil d’administration a le droit de refuser l’adhésion à toute personne ou organisation, lorsqu’il craint que l’une ou l’autre puisse nuire à la bonne réputation de l’organisation. Des droits d’affiliation à itSMF International seront versés pour chaque membre. Le montant de ces droits et les termes du paiement seront déterminés par itSMF International. Les bénéfices et obligations de l’adhésion sont décrits ci-dessous, mais sont sujets à changement par le Conseil d’administration pour composer avec le caractère évolutif des circonstances. Les adhérents ont le droit de proposer des changements à la structure d’adhésion pourvu que ces propositions soient adressées par écrit au Conseil d’administration.

8.1 Bénéfices

Plusieurs bénéfices de base sont énumérés ici, mais ils peuvent être changés ou améliorés, à la discrétion du Conseil d’administration, ou selon les aménagements offerts par itSMF International.

• Une copie de chaque bulletin d’information itSMF sera envoyée aux adhérents
• Assistance gratuite à des événements spécifiques de mise à jour et d’information.
• Assistance à prix réduit à des événements spécifiques de mise à jour, des ateliers et des conférences
• Assistance à prix réduit aux conférences itSMF locales et internationales.
• Accès au bottin de tous les membres itSMF
• Escomptes sur la documentation ITSM, incluant les livres de bibliothèque d’infrastructure des TI Il existe trois niveaux d’adhésion :

8.2 Membre individuel

L’adhésion individuelle est destinée à répondre aux exigences de personnes ou de petits organismes. L’accent est mis sur la facilitation de l’accès à l’information et la communication avec d’autres professionnels des TI. Les adhérents individuels ont droit aux bénéfices de base décrits ci-dessus.

8.3 Membre corporatif

L’adhésion corporative est conçue pour accommoder des organismes plus grands. Chaque adhésion corporative est constituée de 10 membres qui bénéficient chacun des bénéfices de base décrits ci-dessus. Tel que déterminé par le Conseil d’administration, des bénéfices supplémentaires peuvent être accordés aux membres cporporatifs, en plus des bénéfices de base ci-dessus. Il n’existe aucune limite au nombre d’adhésions copporatives au sein de toute organisation. Les membres individuels peuvent hausser leur niveau à celui de membre copporatif en réglant la différence des frais d’adhésion sur une base de pro rata. Chaque adhésion corporative sera composée d’un coordonnateur désigné et de neuf autres adhérents. Le r�le du coordonnateur est le suivant :

• Il agit comme personne ressource pour toute liaison et correspondance avec itSMF Inc.
• Le cordonnateur recevra dix copies du Bulletin d’information. À son tour, il les distribuera aux personnes concernées.
• Le coordonnateur désigne quelles dix personnes seront choisies pour assister à chaque événement gratuit ou à prix réduit.

8.4 Membre corporatif - fournisseur

L’adhésion corporative pour fournisseur est conçue pour accomoder les fournisseurs de produits et services ITSM. Les paramètres d’adhésion collective cités ci-dessus, s’appliquent également à la catégorie Membre corporatif - fournisseur.

9. Scrutin

Les membres ont le droit de vote sur toute question soulevée à l’Assemblée générale annuelle (AGA) ou réunion extraordinaire. Les membres individuels ont droit à un (1) vote chacun. Les membres corporatifs ont droit à dix (10) votes.

Les organismes ayant plus d’une adhésion corporative sont restreints à un maximum de dix (10) votes. Ces organismes devraient décider de quelles dix personnes devront les représenter lors du scrutin.

La procédure de vote est la suivante :

• Au moins 14 jours avant une réunion spécifique, les adhérents doivent être avertis qu’un scrutin aura lieu. L’avis doit inclure les détails sur les motions qui seront présentées.
• N’importe quel membre peut proposer une motion, mais celle-ci doit être présentée par écrit au Conseil d’administration qui, lui, fixera une date pour une réunion de scrutin, à l’intérieur d’un délai raisonnable.
• Le quorum pour toute réunion de scrutin est de 10% du nombre total de membres votants.
• Un vote par procuration n’est permis que lors d’élections du Conseil d’administration.
• Le scrutin peut être remporté par une majorité simple du quorum.
• Lors d’une impasse, le président (ou son agent) peut voter de façon additionnelle pour atteindre une majorité simple.

10. Le Conseil d’administration et les commissions de travail

10.1 Le rôle du Conseil d’administration

Les responsabilités du Conseil d’administration envers les membres de itSMF sont les suivantes : la planification, l’organisation, le leadership et le contrôle de l’organisation selon la Charte. itSMF International offre l’orientation. Les décisions sont prises par un scrutin majoritaire des membres. Le Conseil d’administration agit comme intendant des finances et de la confiance placée en lui par les membres. De même, ils sont responsables du maintien d’une vision de l’avenir de ITSM pour l’industrie des TI au Canada et de rendre cette vision accessible à tous ses membres.

Le Conseil d’administration est élu à tous les deux ans; le scrutin prend place immédiatement après la tenue d’une Assemblée générale annuelle (AGA). Par conséquent, le Conseil d’administration, en entier, doit s’efforcer d’obtenir la reconnaissance de ITSM comme une pratique professionnelle appuyée sur une approche et des normes.

Le rôle du Conseil d’administration est de s’assurer que :

• L’organisation se conforme aux objectifs définis et à sa stratégie d’entreprise.
• Des projets d’entreprise existent et qu’on y adhère.
• Les budgets soient d�ment approuvés
• Les directeurs, les gestionnaires et les représentants font rapport tel que requis.
• La conformité aux projets approuvés et aux budgets soit assurée.
• Une diligence raisonnable soit utilisée pour informer et faire rapport aux membres.

10.2 Composition du Conseil d’administration

Au maximum un membre de tout organisme pourra occuper une fonction au sein du Conseil d’administration, en n’importe quel temps. Ceci est établi dans le but de prévenir qu’une partie ayant des intérêts acquis puisse occuper une position de commande. Cependant tout membre peut être présent aux réunions du Conseil d’administration. Le Conseil d’administration est libre de demander conseil auprès de n’importe quel nombre de personnes de la même organisation.

Quoique la composition du Conseil d’administration puisse varier selon les circonstances il faudra assurer le minimum de postes

Les postes des sous-comités suivants ont un statut permanent au Conseil d’administration :

• Gestionnaire de Marketing et relation publiques
• Gestionnaire des événements

10.2.1 Président

Les fonctions et responsabilités du président sont les suivantes :

• Présider aux réunions du Conseil d’administration
• Présider à l’AGA et à toute autre réunion extraordinaire de scrutin.
• S’assurer que les actions de itSMF et celles du Conseil d’administration vont de concert avec les objectifs de l’organisme.
• Maintenir un lien actif avec le Conseil d’administration de itSMF International.
• Maintenir un lien actif avec les Conseils d’administration d’autres organismes nationaux d’itSMF.
• Coordonner l’établissement de la direction et d’objectifs stratégiques et tactiques pour l’organisation.
• Coordonner les activités des différentes fonctions et commissions de travail du Conseil d’administration.

10,2,2 Vice-président

Les fonctions et responsabilités du vice-président sont les suivantes :

• Agir comme président lors de l’absence déclarée du président ou de sa non-disponilité,
• Représenter le point de vue et les intérêts des utilisateurs
• Présenter au Conseil d’administration tout document requis et/ou proposition concernant la conduite professionnelle des officiers et membres.

10.2.3 Secrétaire

Les fonctions et responsabilités du Secrétaire sont les suivantes :

• S’assurer de satisfaire à toutes les exigences légales de l’organisation.
• Rédiger un compte-rendu des réunions, des décisions et des initiatives entreprises par le Conseil d’administration.
• Maintenir les dossiers d’adhésion de itSMF Inc.
• Organiser les réunions du Conseil d’administration, l’AGA et toute réunion extraordinaire de scrutin et d’en aviser les personnes dont la présence est requise.
• Coordonner et représenter au niveau du Conseil d’administration, les activités de tout comité de travail en rapport avec les fonctions du secrétariat.
• S’assurer que ITSM est inclus comme qualification professionnelle aux programmes d’études et à la formation éducationnelle reconnue par l’industrie.
• Cataloguer les produits et services ayant trait à ITSM et augmenter la sensibilisation des membres à ceux-ci.
• Maintenir un ensemble de normes documentées au bénéfice des professionnels ITSM au Canada
• Surveiller toute violation de ces normes de la part de membres individuels ou d’organismes membres.

10,2,4 Trésorier

Les fonctions et responsabilités du Trésorier sont les suivantes :

• Maintenir les dossiers financiers de itSMF Inc.
• Confirmer l’intégrité financière de l’organisation
• Conseiller le Conseil d’administration sur les affaires financières de l’organisation
• S’assurer que les dépenses sont selon les décisions prises par le Conseil d’administration
• Générer un budget itSMF
• Revoir au moins à chaque trimestre les projets annuels et dépenses par rapport aux budgets et informer le Conseil d’administration de tout changement ou variation
• S’assurer que les fonds sont suffisants pour couvrir les frais courants, en plus d’une réserve pour couvrir les frais courants d’une période de six mois.
• S’assurer que les fonds sont utilisés au meilleur usage et à l’usage le plus profitable.
• Présenter les états financiers à l’AGA
• Maintenir une liaison avec le comptable retenu et/ou le vérificateur des activités financières.
• Maintenir une liaison avec l’institution financière choisie.

10.2.5 Gestionnaire de marketing et des relations publiques.

Les fonctions et responsabilités de ce poste sont les suivantes :

• Planifier et exécuter les initiatives de marketing visant à augmenter l’adhésion et/ou à mettre en valeur le profil de itSMF Inc.
• Maintenir le site Web de l’organisme
• Développer et maintenir une base de données en marketing
• Garder les membres au courant de tous les événements et initiatives planifiées par le Conseil d’administration et les commissions de travail.
• Établir la liaison avec le gestionnaire des événements et toute autre commission de travail en rapport avec cette fonction.
• S’assurer du développement de tout matériel de promotion, incluant le matériel pour ateliers et conférences. Il doit également assurer la conformité à l’image de marque convenue.

10.2.6 Gestionnaire des événements

Les fonctions et responsabilités du gestionnaire des événements sont les suivantes :

• Organiser tous les événements itSMF autres que ceux spécifiés sous les fonctions du secrétariat.
• Revoir la pertinence de toutes manifestations connexes tenues ailleurs pour le marché canadien.
• Planifier des événements à venir pour s’assurer de sites et programmes appropriés
• Fournir au gestionnaire du marketing la rétroaction sur toute information pertinente obtenue à des événements ou suite à ceux-ci.
• Faire les arrangements tel que requis pour les conférenciers et les pourvoyeurs.
• De concert avec le gestionnaire du marketing et des RP aviser tous les membres sur les événements à venir.
• Établir une liaison avec le Trésorier pour obtenir le financement pour toutes les dépenses et le revenu en rapport avec les événements.

10.3 3 Élections du Conseil d’administration

Lors de l’AGA, les membres élisent le Conseil d’administration pour un terme de deux ans. On procédera au scrutin selon le processus suivant :

• Tous les membres ont accès à l’AGA qui se tient durant la Conférence annuelle
• Seulement les membres ayant acquitté leurs droits d’adhésion à itSMF, peuvent se porter candidats
• L’ordre du jour de l’AGA devra, inclure comme minimum, des rapports du président et du trésorier.
• Lors de circonstances extraordinaires, le Conseil d’administration pourra convoquer une réunion générale extraordinaire. Dans un tel cas, les règlements pertinents à l’AGA s’appliqueront.
• Les candidats ne sont pas tenus d’être présents à l’AGA, mais ils doivent indiquer au président, par écrit, leur consentement à se porter candidat.
• Les membres proposent et appuient les nominations. Les membres sont nommés spécifiquement pour chaque poste au Conseil d’administration.
• Les membres qui seront absents de la réunion pourront voter par procuration.
• Chaque membre votant complète un bulletin de vote en choisissant un nom pour chaque poste à partir de la liste de nominations pour ce poste.
• Les votes sont comptés et les résultats sont annoncés à la fin de la réunion.
• Il y aura une passation formelle de toutes les responsabilités, documents et correspondance durant la semaine suivant les élections. Le nouveau Conseil d’administration devra se réunir à l’intérieur des deux (2) semaines suivant l’élection. Si l’ancien Conseil d’administration est réélu, ce règlement ne s’appliquera pas.

10.4 Commissions de travail

Avec l’approbation du Conseil d’administration, les membres du Conseil d’administration pourront former une ccmmission de travail pour les aider dans tout aspect de leurs fonctions et de leurs responsabilités. Ces comités n’auront pas droit de vote au Conseil d’administration et ne pourront implanter aucune initiative ou action en dehors de la portée approuvée par le Conseil d’administration. Il n’y a aucune limite au nombre de membres formant une commission de travail. Une commission de travail peut consister en une organisation ad hoc ou être une entité permanente.

10.5 Clause de Rémunération et dépenses

Les postes du Conseil d’administration et ceux des comités de travail formés d’adhérents sont comblés de façon bénévole. Il n’y a aucune rémunération pour les adhérents dans un cas ou l’autre. Aucune personne ne pourra recevoir de bénéfice financier direct et personnel, à cause de son rôle au sein du Conseil d’administration ou d’une commission de travail. Des dépenses légitimes ou la fourniture de biens et/ou services offerts selon des usages commerciaux normaux ne sont pas soumis à cette clause.

11. Dernières dispositions

11.1 Changements à la Charte

Il est entendu que les pressions opérationnelles et des changements dans une industrie en mouvance comme celle des TI, pourraient nécessiter des modifications à l’organisation de la Charte. Cependant, seulement un scrutin majoritaire du quorum des membres votants saurait apporter des changements à la Charte. Les modifications doivent être apportées au document original, et une nouvelle copie doit être distribuée à tous les membres à la prochaine AGA.

11.2 Disponibilité et distribution

Cette Charte sera à la disposition de tous les membres et des membres intéressés du public, sur requête.